La proroga relativa all’entrata in vigore delle procedure di allerta per le imprese che non hanno superato i parametri stabiliti dall’art. 2477 c.c., successivamente estesa, a seguito del DL 9/2020, a tutte le imprese assoggettate alla disciplina, esula dalla tematica degli assetti organizzativi.
Infatti, a partire dal 16 marzo 2019, le imprese che operano in forma societaria o collettiva, sono tenute ad adottare un sistema organizzativo, amministrativo e contabile adeguato “anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale”.
L’assetto organizzativo deve essere implementato tenendo conto della “natura e dimensioni dell’impresa”; pertanto la soluzione ottimale consiste nel relativo adeguamento del processo di gestione dei rischi e di pianificazione strategica volta alla predisposizione di piani industriali, che, tuttavia, possono non essere coerenti con le dimensioni della maggioranza delle imprese.
Per capire come si possa considerare adeguato per un’impresa il proprio assetto organizzativo alle nuove disposizioni legislative è necessario fare riferimento agli assetti in grado di rilevare tempestivamente la crisi e l’attivazione dell’allerta interna in presenza di fondati indizi, concetti che sono stati normativamente disciplinati.
L’impresa non presenta fondati indizi di crisi (art. 13 D.lgs. n. 14/2019) se è in grado di sostenere i debiti per almeno i sei mesi successivi e se non è a rischio la prospettiva di continuità aziendale per l’esercizio in corso (e comunque minimo nei sei mesi successivi). Alla luce di tali disposizioni e del documento elaborato dal CNDCEC contenente gli indicatori, l’assetto adottato dalle imprese deve permettere un adeguato monitoraggio di elementi quantitativi e qualitativi. Gli amministratori devono essere in grado di individuare e misurare i principali rischi che potrebbero compromettere la continuazione dell’attività (ad es. fornitura, obsolescenza tecnologica, passaggio generazionale, dissidi tra i soci, ecc.) e, contemporaneamente monitorare la situazione finanziaria, controllando che l’impresa sia sempre in grado di fronteggiare gli impegni finanziari assunti almeno nei successivi sei mesi (es. scadenzario clienti/fornitori, budget di tesoreria, ecc.). Tali strumenti saranno implementati con diverse modalità e differenti livelli di formalizzazione a seconda della possibilità e della dimensione delle singole imprese.
Una rilevante questione si pone in merito al fatto di dimostrare di aver assunto le iniziative necessarie affinché l’assetto aziendale si possa ritenere adeguato secondo le prescrizioni di cui all’art. 2086 c.c. In particolare, per quanto riguarda le società di capitali, può essere opportuno evidenziare, nell’ambito di un consiglio di amministrazione (ad esempio quello di approvazione del bilancio 2019, se non ancora tenuto) delle decisioni assunte e delle strumentazioni implementate o in via di implementazione.
Ad esempio, gli amministratori potrebbero evidenziare i maggiori rischi che potrebbero compromettere la continuità aziendale e come siano stati implementati migliori controlli consistenti in un budget di tesoreria e controllo almeno trimestrale dell’andamento economico, tali da consentire di individuare anche il rischio di riduzione del patrimonio netto al di sotto del limite legale. L’indicazione delle misure assunte in un verbale del consiglio di amministrazione tutela gli amministratori nel caso in cui ad esempio si verifichi un default aziendale in futuro, consentendo di poter dimostrare di avere adeguato l’assetto aziendale alle nuove prescrizioni civilistiche.
Nelle imprese dove è presente il collegio sindacale/sindaco unico, è importante ricordare come l’attività di vigilanza sull’adeguatezza degli assetti sia specificatamente richiesta dall’art. 2403 c.c.; pertanto, i sindaci devono farsi illustrare le decisioni assunte dagli amministratori, indicandole nel libro del collegio sindacale e valutare se riportare specifica informativa nella relazione al bilancio d’esercizio 2019.